Organisatoren vragen ons vaak om een getal: hoeveel beveiligers heb ik nodig voor duizend bezoekers? Er circuleren vuistregels van één beveiliger per honderd, per honderdvijftig of per tweehonderdvijftig bezoekers. Die getallen klinken handig, maar er bestaat geen officiële norm. Het Event Safety Institute wijst er terecht op dat de herkomst van die ratio’s dun is en dat een risicoanalyse leidend hoort te zijn.

Waarom een vaste ratio niet werkt

Vijfhonderd bezoekers bij een besloten bedrijfsfeest in een zaal vraagt iets heel anders dan vijfhonderd bezoekers bij een buitenfestival met drank, meerdere ingangen en een programma tot diep in de nacht. Bij het eerste evenement staat u met twee beveiligers ruim; bij het tweede komt u met vier nog tekort. Hetzelfde aantal bezoekers, een ander plan.

Een ratio zegt bovendien niets over waar mensen moeten staan. Een evenement valt of staat bij de bezetting van de posten, niet bij een totaalgetal.

Wat wel bepaalt hoeveel mensen u nodig heeft

• Publiek: leeftijd, samenstelling en of groepen elkaar kennen.
• Alcohol en tijdstip: een avondprogramma met tap vraagt meer toezicht dan een middagprogramma.
• Duur: bij een programma van tien uur werkt u met wissels en pauzes, dus met meer mensen.
• Terrein: aantal ingangen en nooduitgangen, zichtlijnen, afscheidingen, hoogteverschillen.
• Programma: is er een moment waarop iedereen tegelijk naar voren of naar buiten wil?
• Historie: wat gebeurde er vorig jaar of bij een vergelijkbaar evenement in de buurt?
• Waarde en techniek: apparatuur, kassa’s, garderobe en opslag die ook buiten de openingstijden bewaakt moeten worden.
• Weer: bij warmte of regen verandert het gedrag van bezoekers en de druk op de ingang.

Denk in posten, niet in aantallen

Wij maken de bezetting altijd per post. Een gangbare opzet ziet er zo uit:

• entree en kaartcontrole, met bij drukte een tweede rij;
• visitatie, als de vergunning of uw huisregels daarom vragen;
• toezicht op het terrein, in beweging en zichtbaar;
• podium, backstage en artiestenruimte;
• nooduitgangen en calamiteitenroutes, die vrij moeten blijven;
• de uitstroom aan het eind, vaak het drukste moment van de avond;
• opbouw en afbouw, inclusief nachtbeveiliging van het terrein.

Tel die posten op, houd rekening met pauzes en u heeft een onderbouwd aantal. Dat aantal kunt u ook uitleggen aan de gemeente, en dat is precies wat er bij een vergunningaanvraag gevraagd wordt.

De gemeente kijkt mee

Voor veel evenementen heeft u een vergunning nodig. De gemeente stelt daarin eisen aan het veiligheidsplan en soms aan het aantal gecertificeerde beveiligers. In de praktijk vraagt men ook om afstemming met politie en hulpdiensten. Wij schrijven mee aan het beveiligingsdeel van dat plan en zorgen dat de inzet aansluit op de voorwaarden in de vergunning.

Let erop dat evenementenbeveiligers het certificaat Event Security Officer hebben en dat het bedrijf een Justis-vergunning heeft met een ND-nummer. Dat is voor de gemeente en voor uw eigen aansprakelijkheid geen formaliteit.

Zo maken wij de inschatting

Wij komen bij voorkeur langs op de locatie. We lopen de route van de bezoeker: waar komt iemand aan, waar staat de rij, waar loopt het vast als het druk wordt. Daarna maken wij een voorstel per post, met tijden, een draaiboek en een vaste coördinator die tijdens het evenement uw aanspreekpunt is. Na afloop evalueren we, zodat de bezetting volgend jaar scherper staat.

Vuistregel voor uw begroting

Wilt u alvast rekenen voordat de risicoanalyse er is, ga dan uit van de posten hierboven en reken per post met de openingstijden plus een uur voor en na. Dat geeft een realistischer beeld dan een deling op het bezoekersaantal. Zodra wij meekijken, wordt het aantal vaak preciezer, en soms lager dan u dacht.

Een evenement in de planning? Vraag een offerte aan of bel 079 204 6005. Meer over onze aanpak leest u op de pagina evenementenbeveiliging.

Bronnen

• Event Safety Institute over beveiligersratio’s en het ontbreken van een officiële norm.
• Justis over de vergunningplicht (Wpbr), het ND-nummer en de opleidingseisen voor evenementenbeveiligers.
• Nederlandse Veiligheidsbranche, kenniscentrum: beveiliging inhuren voor uw evenement.